Oleh: Maximus Mari, Aktivis Politik Kabupaten Ende

Disdukcapil menjadi perbincangan di masyarakat terakhir ini, karena lamanya proses pengurusan e-KTP dan dokumen lainnya di dinas tersebut. Akibat mis komunikasi dan informasi antara masyarakat dengan ASN di Disdukcapil berbuntut adu jotos dan ancam mengancam bahkan sempat di publish media dua kali kejadian.

Atas kejadian ini, mendorong lembaga yang terhormat DPRD Kabupaten Ende dengan kewenangan anggaran dan fungsi pengawasan mengambil langkah sigap dengan mengusulkan perpindahan kantor Disdukcapil beralamat di jalan eltari ke tempat lain yang dianggap lebih memenuhi standar pelayanan publik dari aspek luas kantor dan halaman atau parkiran.

Penyebab Lamanya Proses Pengurusan Administrasi

Faktor-faktor yang mempengaruhi masalah lambatnya proses administrasi di Disdukcapil Ende boleh kami rangkum berdasarkan informasi dan pantauan lapangan dapat tarik titik simpul sebagai berikut;

Faktor pertama, belum adanya dukungan anggaran dari pemerintah Kabupaten Ende untuk peremajaan perangkat keras perekaman dan pencetakan e-KTP). Bahwa Sebagian besar perangkat keras perekaman e-KTP mengalami kerusakan dan tidak bisa diganti karena tidak ada suku cadangnya di daerah kita. Sebagaimana di ketahui bersama awal mula operasional E-KTP di kabupaten ini, perangkat di maksud di tempatkan di setiap kantor kecamatan, namun hari ini sudah TDK berfungsi.

Kedua, tidak dilakukan pengumuman jumlah ketersediaan blanko e-KTP kepada public. Sehingga dari kuota yang ada pihak dukcapil dapat memberikan informasi ke masyarakat dan pembagian kuota berdasarkan analisis kebutuhan tiap kecamatan. Ketiga, call center yang dimiliki Disdukcapil belum berfungsi secara maksimal dari fungsinya, agar Disukcapil dapat memberikan informasi publik secara berkala ke masyarakat terkait sistem pelayanan dan informasi lainnya.

Keempat, belum tersedianya fasilitas kantor Disdukcapil yang memadai sesuai standar pelayanan publik. Melihat kondisi yang ada terlihat warga masyarakat yang antri masih berdiri karena keterbatasan tempat dan jumlah kursi. Kelima, Disdukcapil Kabupaten Ende belum melaksanakan survei kepuasaan masyarakat. Agar dinas ini dapat mengetahui kelemahan dan kelebihan untuk diperbaiki dalam memenuhi standar pelayanan yang baik.

Keenam, Disdukcapil kabupaten belum memiliki dokumen standar pelayanan publik. Hal ini menjadi regulasi pola pelayanan sesuai standar operasional dan prosedur Disdukcapil menuju standar pelayanan publik yang baik. Kita bisa mencontohi beberapa tempat di NTT yang sudah memiliki yakni Kabupaten Flores Timur, Kabupaten Lembata, dan Kabupaten Timor Tengah Selatan (TTS).

Ke tujuh, Akibat Pernempatan dan mutasi staf Disdukcapil, maka perlu adanya pemberlakuan khusus  di instansi ini terkait permutasian dan lain lain. Dengan misi pelayanan yang baik maka staf atau ASN yg ditugaskan memiliki atau berkompeten di bidang terkait seperti, IT dan memiliki etika komunikasi publik yang baik.

Urgensikah Pindah kantor Disdukcapil?

Atas uraian masalah diatas maka langkah-langkah utama yang wajib dipenuhi dalam kaitan fungsi pelayanan yang baik di Disdukcapil dalam mengatasi keterlambatan proses pengurusan administrasi masyarakat adalah;

Pertama, Penetapan Standar Pelayanan. Standar pelayanan memiliki arti yang sangat penting dalam pelayanan publik. Standar pelayanan merupakan suatu komitmen penyelenggara pelayanan untuk menyediakan pelayanan dengan suatu kualitas tertentu yang ditentukan diatas perpaduan harapan-harapan masyarakat dan kemampuan penyelenggara pelayanan. Standar Penetapan Pelayanan Yang dilakukan through proses indentifikasi beroperasi pelayanan, identifikasi pelanggan, identifikasi Harapan pelanggan, perumusan visi dan misi Pelayanan, analisis proses menerjemahkan dan prosedur pengkajian, sarana dan prasarana, waktu dan mencakup biaya pelayanan.

Proses ini tidak hanya memberikan informasi mengenai standar pelayanan yang harus ditetapkan, tetapi juga informasi mengenai kelembagaan yang mampu mendukung terselenggaranya proses manajemen yang menghasilkan pelayanan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Informasi lain yang juga dihasilkan adalah informasi kuantitas dan kompetensi-kompetensi sumber daya manusia yang dibutuhkan serta distribusi beban tugas pelayanan yang akan ditangani.

Kedua, Pengembangan Prosedur Operasi Standar. Untuk memastikan bahwa proses pelayanan dapat berjalan secara konsisten diperlukan adanya Standard Operating Procedures . Maka proses pengolahan yang dilakukan secara internal dalam unit pelayanan dapat berjalan sesuai dengan keinginan yang jelas, sehingga dapat berjalan secara konsisten.

Ketiga, Pengembangan Survei Kepuasan Pelanggan. Untuk menjaga kepuasan masyarakat , maka perlu dikembangkan suatu suasana kepuasan masyarakat atas pelayanan yang diberikan oleh penyelenggara pelayanan publik. Dalam konsep pelayanan manajemen , kepuasan pelanggan dapat dicapai jika produk pelayanan yang diberikan oleh penyedia pelayanan memenuhi kualitas yang diharapkan masyarakat. Oleh karena itu, survey kepuasan pelanggan memiliki arti penting dalam upaya peningkatan pelayanan publik.

Keempat, Pengembangan Sistem Pengelolaan Pengaduan. Pengaduan masyarakat merupakan satu sumber informasi sebagai upaya pihak penyelenggara pelayanan untuk secara konsisten menjaga pelayanan yang dihasilkannya sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Oleh karena itu perlu dirancang suatu sistem pengelolaan pengaduan yang dapat efektif dan efisien mengolah berbagai pengaduan masyarakat menjadi bahan masukan untuk perbaikan kualitas

Dasar teoritis pelayanan publik yang ideal menurut paradigma new public service yaitu pelayanan publik harus responsif terhadap berbagai kepentingan dan nilai-nilai publik yang ada. Tugas pemerintah adalah melakukan negosiasi dan mengelaborasi berbagai kepentingan warga negara dan kelompok komunitas. Pandangan tersebut mengandung makna karakter dan nilai yang terkandung didalam, pelayanan publik tersebut harus berisi preferensi nilai-nilai yang ada didalam masyarakat. Karena masyarakat bersifat dinamis, maka karakter pelayanan publik juga harus selalu berubah mengikuti perkembangan masyarakat. Selain itu pelayanan publik model baru ini harus bersifat non-diskriminatif sebagaimana dimaksud oleh dasar teoritis yang digunakan yaitu teori demokratis yang menjamin adanya persamaan warga negara tanpa membeda-bedakan asal-usul, kesukuan, ras, etnik, agama, dan latar belakang kepartaian (Dwiyanto,2005).

Maka usulan perpindahan kantor disini bukanlah merupakan hal urgensi untuk mengatasi masalah keterlambatan proses, jika pemerintah dengan kewenangan manajerial dan DPRD dengan fungsinya mengkaji lebih cermat atas pokok masalahnya, keributan yang terjadi dan membludaknya masyarakat dalam pengurusan administrasi kewargaan adalah akibat, namun masalah utama adalah sistem operasional yang tidak berjalan sebagaimana standarisasi sistem pelayanan publik.

Masalah kita adalah pada kesiapan SDM dalam penguasaan teknologi sehingga terkadang hal yang mudah menjadi sulit. Pemimpin diera ini sudah seharusnya bergerak ke PEMIMPIN DIGITAL dan staf/ASN yang ditempatkan juga adalah yang mengerti teknologi serta memiliki jiwa pelayanan publik yang berempati dan melayani dengan hati kepada masyarakat. Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan kunci utama menyukseskan terselenggaranya pelayanan publik. SDM yang rendah, secara langsung berdampak buruk terhadap kualitas pelayanan publik. Hingga kini, publik menilai pelayanan yang diselenggarakan oleh pemerintah masih kurang, bahkan ada yang beropini tak memuaskan.

Standarisasi merupakan concept dasar dari Model Birokrasi Weber. Menurut konsep ini, perilaku orang dalam yang ditentukan sebelumnya oleh struktur dan proses yang distandarisasi.  Model Weber memperinci suatu hierarki kedudukan, dengan suatu kedudukan berada di bawah kedudukan yang lebih tinggi. Masing-masing kedudukan didiferensiasi secara horizontal oleh pembagian kerja. Pembagian bidang tersebut menciptakan unit-unit yang menguasai bidang-bidang tertentu, menentukan daerah tempat kegiatan yang konsisten dengan kemampuan anggota unit, memberi tanggung jawab untuk pelaksanaan tindakan, dan mengalokasikan wewenang yang sebanding untuk melakukan tanggung jawab. Pada saat yang sama, mengatur tertulis prestasi tugas para anggota. Pembebanan struktur dan fungsi-fungsi tersebut memberikan keahlian tingkat tertentu, koordinasi peran , dan kontrol dari para anggota melalui standarisasi.

Dengan sistem Perekaman digital atau online mestinya proses peleyanan menjadi lebih mudah, cepat, dan praktis. Sebagaimana langkah awal sejak di fungsikan sistem pelayanan perekaman e-KTP dan adminstrasi lainnya yang tidak sentralistik atau terpusat dengan pelayanan di kecamatan-kecamatan, maka hari ini perlu diaktifkan kembali dengan di tunjangi perangkat sistem yang di perbarui, tenaga operator yang mumpuni serta tunjangan yang memadai. Diketahui rata-rata di ibu kota kecamatan di kabupaten Ende sudah terlayani jaringan 4G, namun ada juga kecamatan yg belum terlayani jaringan 4G, maka kecamatan tersebut di lakukan sistem terpusat di Disdukcapil atau di kecamatan lain terdekat dari jangkauan pelayanan.

Tinggalkan Balasan